Šanon online
Šanon BOZP a PO online. Dokumentace firmy na jednom místě, přístupná odkudkoli.
Směrnice, požární řád, bezpečnostní listy, doklady o revizích i kniha úrazů – zpracované odborně způsobilou osobou a uložené v aplikaci na jednom místě, takže je nemusíte hledat v šanonu ve skříni. Zaměstnanci si dokumenty přečtou a potvrdí seznámení, vy máte přehled a doklady pro kontrolu inspektorátu práce i hasičů.
Cena se sjednává individuálně podle rozsahu dokumentace a počtu zaměstnanců. Ozveme se nejpozději následující pracovní den.
- Dokumentaci zpracuje a nahraje odborně způsobilá osoba
- Zaměstnanci potvrzují seznámení s konkrétní verzí
- Kniha úrazů podle NV 322/2025 Sb.
Co je uvnitř
Rozdělovník jako v papírovém šanonu
Šest kategorií a jejich podkategorie odpovídají tomu, jak dokumentaci BOZP a PO členíme v papírovém šanonu. Dokument najdete podle názvu i čísla, u každého vidíte platnost, verzi a stav seznámení.
- Kategorie 01
Organizace BOZP
- 01-01Směrnice a vnitřní předpisy BOZP
- 01-02Vyhodnocení rizik
- 01-03Kategorizace prací
- 01-04Osobní ochranné pracovní prostředky
- 01-05Pracovnělékařské služby
- 01-06Pracovní úrazy – záznamy a hlášení
- 01-07Školení BOZP – osnovy a prezenční listiny
- 01-08Kontroly a prověrky BOZP
- 01-09Místní provozní bezpečnostní předpisy
- Kategorie 02
Požární ochrana
- 02-01Začlenění do kategorie požárního nebezpečí
- 02-02Požární řád
- 02-03Požární poplachové směrnice
- 02-04Požární evakuační plán
- 02-05Dokumentace zdolávání požárů
- 02-06Školení a odborná příprava PO
- 02-07Požární kniha a preventivní prohlídky
- 02-08Hasicí přístroje a hydranty – doklady o kontrolách
- 02-09Požárně bezpečnostní zařízení – doklady o kontrolách
- Kategorie 03
Bezpečnostní listy
- 03Bezpečnostní listy chemických látek a směsí používaných ve firmě
Jediná kategorie, do které může nahrávat i vaše firma. Nahraný list čeká na kontrolu Veritas Safety.
- Kategorie 04
Technická zařízení a revize
- 04-01Elektrická zařízení a spotřebiče
- 04-02Plynová zařízení
- 04-03Tlaková zařízení
- 04-04Zdvihací zařízení
- 04-05Stroje a nářadí
- 04-06Regály, žebříky, ostatní
- Kategorie 05
Pracoviště a hygiena práce
- 05-01Pracovní prostředí (osvětlení, větrání, teplota, hluk)
- 05-02Sanitární zařízení a pracoviště
- 05-03Značení a únikové cesty
- Kategorie 06
Smlouvy a korespondence s Veritas Safety
- 06-01Smlouva a předávací protokoly
- 06-02Zápisy z kontrol a jednání
- 06-03Korespondence s úřady (OIP, KHS, HZS)
Vidí jen jednatel a HR, zaměstnancům se nezobrazuje.
Jak to funguje
Tři kroky od šanonu ve skříni k šanonu online
Dokumentaci nepřepisujete ani nenahráváte sami. Vy nám dáte, co máte, zbytek je naše práce.
- Krok 01
Převezmeme a zpracujeme dokumentaci
Projdeme, co ve firmě máte, doplníme, co chybí, a vše zařadíme do rozdělovníku. U každého dokumentu evidujeme číslo, datum vydání, platnost a doporučený termín aktualizace.
- Krok 02
Nahrajeme ji do vašeho šanonu
Dokumenty nahráváme my, aby byl šanon vždy úplný a bez duplicit. Každá změna vzniká jako nová verze s poznámkou – starší verze zůstávají dohledatelné. O každém novém dokumentu dostane HR e-mail.
- Krok 03
Zaměstnanci čtou, potvrzují a školí se
Zaměstnanec se přihlásí, otevře směrnici a jedním kliknutím potvrdí, že se s ní seznámil – s datem, časem a verzí. Ve stejném účtu má i online školení BOZP a PO s certifikátem.
Rozdělovník jako v šanonu
Šest kategorií a podkategorie podle oblastí BOZP a PO. Vyhledávání podle názvu i čísla dokumentu.
Verze s historií
Aktualizace dokumentu vytvoří novou verzi s poznámkou ke změně. Starší verze a potvrzení k nim zůstávají.
Potvrzení seznámení
Zaměstnanec potvrzuje seznámení s konkrétní verzí. HR vidí u každého dokumentu, kolik zaměstnanců ze všech už potvrdilo.
Záznam přístupů
HR firmy vidí u každého dokumentu, kdo a kdy ho otevřel nebo stáhl.
Platnost a aktualizace
U každého dokumentu je datum vydání, účinnosti a platnosti a doporučený termín aktualizace. Víte, co je aktuální a co je na čase zrevidovat.
Upozornění e-mailem
O nahraném dokumentu, nové verzi a novém záznamu v knize úrazů informujeme e-mailem HR firmy i Veritas Safety.
Kdo co může
Jasná pravidla: kdo nahrává, kdo čte, kdo potvrzuje
Dokumentaci drží v rukou odborně způsobilá osoba. Vaše firma sama upravuje jen knihu úrazů a nahrává bezpečnostní listy – šanon zůstává úplný a dohledatelný.
| Co lze v šanonu dělat | Veritas Safetyodborně způsobilá osoba, správce šanonu | Jednatel / HRsprávce firmy v aplikaci | Zaměstnanecpřihlášený člen firmy |
|---|---|---|---|
| Nahrát dokument, vydat novou verzi, archivovat | Ano | Částečnějen bezpečnostní listy – čekají na kontrolu Veritas Safety | Ne |
| Spravovat rozdělovník (kategorie 01–06) | Ano | Ne | Ne |
| Číst a stahovat dokumenty firmy | Ano | Anovčetně smluv a korespondence (kategorie 06) | Částečnějen dokumenty označené jako viditelné pro zaměstnance |
| Potvrdit seznámení s dokumentem | Nepotvrzuje vždy jen sám zaměstnanec | Částečněvidí přehled: seznámeno X z Y zaměstnanců | Ano |
| Vidět záznam přístupů (kdo dokument otevřel nebo stáhl) | Ano | Ano | Ne |
| Zapsat a upravit záznam v knize úrazů | Neknihu vede firma | Anokaždá úprava s důvodem a historií změn | Nemá nárok na potvrzenou kopii nebo výpis záznamu |
| Smazat záznam v knize úrazů | Ne | Ne | Ne |
Nahrát dokument, vydat novou verzi, archivovat
- Veritas Safety
- Ano
- Jednatel / HR
- Částečnějen bezpečnostní listy – čekají na kontrolu Veritas Safety
- Zaměstnanec
- Ne
Spravovat rozdělovník (kategorie 01–06)
- Veritas Safety
- Ano
- Jednatel / HR
- Ne
- Zaměstnanec
- Ne
Číst a stahovat dokumenty firmy
- Veritas Safety
- Ano
- Jednatel / HR
- Anovčetně smluv a korespondence (kategorie 06)
- Zaměstnanec
- Částečnějen dokumenty označené jako viditelné pro zaměstnance
Potvrdit seznámení s dokumentem
- Veritas Safety
- Nepotvrzuje vždy jen sám zaměstnanec
- Jednatel / HR
- Částečněvidí přehled: seznámeno X z Y zaměstnanců
- Zaměstnanec
- Ano
Vidět záznam přístupů (kdo dokument otevřel nebo stáhl)
- Veritas Safety
- Ano
- Jednatel / HR
- Ano
- Zaměstnanec
- Ne
Zapsat a upravit záznam v knize úrazů
- Veritas Safety
- Neknihu vede firma
- Jednatel / HR
- Anokaždá úprava s důvodem a historií změn
- Zaměstnanec
- Nemá nárok na potvrzenou kopii nebo výpis záznamu
Smazat záznam v knize úrazů
- Veritas Safety
- Ne
- Jednatel / HR
- Ne
- Zaměstnanec
- Ne
Role jednatel / HR odpovídá správci firmy v aplikaci – stejné osobě, která spravuje zaměstnance a online školení. Rolí může být ve firmě více.
Modul Kniha úrazů
Kniha úrazů podle nařízení vlády č. 322/2025 Sb.
Od 1. ledna 2026 platí nové nařízení o evidenci a hlášení pracovních úrazů. Kniha úrazů v šanonu obsahuje údaje podle § 3 NV 322/2025 Sb., hlídá lhůtu pro záznam a každou úpravu ukládá do historie.
Co ukládá předpis
- Evidence každého úrazu
- Zaměstnavatel eviduje všechny pracovní úrazy v knize úrazů – elektronicky nebo listinně (§ 3). Kniha úrazů v šanonu je vedena elektronicky a obsahuje náležitosti uvedené v § 3.
- Obsah záznamu podle § 3
- Jméno postiženého, datum a čas, místo, činnost, počet zraněných, druh zranění a část těla, popis děje, druh úrazu, zdroje, příčiny, svědci a kdo záznam provedl (§ 3). Formulář v šanonu tyto údaje obsahuje.
- Ohlášení a záznam přes portál SÚIP
- Ohlášení úrazu a záznam o úrazu se zasílají elektronicky přes portál Státního úřadu inspekce práce (§ 4). Závažný nebo smrtelný úraz se ohlašuje bez zbytečného odkladu; smrtelný úraz také Policii ČR (§ 5).
- Záznam do 15 pracovních dnů
- Záznam o úrazu se zasílá do 15 pracovních dnů ode dne, kdy se zaměstnavatel o úrazu dozvěděl (s výjimkou úrazů podle § 6 NV 322/2025 Sb.). U úrazu bez pracovní neschopnosti nebo s neschopností do 3 dnů lhůtu v šanonu nehlídáme. Podepsaný záznam se uchovává 10 let (§ 6).
- Kopie pro zaměstnance
- Postižený zaměstnanec má nárok na potvrzenou kopii nebo výpis záznamu (§ 3). Z knihy ho vytisknete jedním tlačítkem.
- Aktualizace záznamu
- Změní-li se skutečnosti, záznam se bez zbytečného odkladu aktualizuje (§ 9). Každá úprava v knize se ukládá s důvodem a jménem toho, kdo ji provedl.
Odkazy na paragrafy se vztahují k nařízení vlády č. 322/2025 Sb. Úrazy, ke kterým došlo před 1. 1. 2026, se řídí předchozím nařízením vlády č. 201/2010 Sb. (§ 10). Nejde o právní poradenství.
Co kniha úrazů v šanonu umí
- Záznam obsahuje údaje podle § 3 NV 322/2025 Sb. (jméno, datum a čas, místo, činnost, počet zraněných, druh zranění a část těla, popis děje, druh úrazu, zdroje, příčiny, svědci, kdo záznam provedl) a pořadové číslo v rámci roku
- Kategorie úrazu podle § 2 NV 322/2025 Sb.: smrtelný, závažný, s pracovní neschopností delší než 3 kalendářní dny, bez neschopnosti nebo s neschopností do 3 kalendářních dnů
- Počítání lhůty 15 pracovních dnů od okamžiku, kdy jste se o úrazu dozvěděli – bez víkendů a českých státních svátků
- Zvýraznění závažného a smrtelného úrazu s připomenutím, co ohlásit bez zbytečného odkladu
- Poznámka o ohlášení na portálu SÚIP a o zaslání záznamu s datem a časem
- Úplná historie změn: kdo, kdy, proč a co změnil; záznamy nelze smazat
- Přílohy (PDF, JPG, PNG) a tiskový výstup s podpisovými řádky
- Výpis pro postiženého zaměstnance jedním tlačítkem
Ohlášení i zaslání záznamu přes portál SÚIP provádí zaměstnavatel. Kniha úrazů vám připomene lhůtu a uchová, kdy jste tak učinili – neodesílá nic za vás.
Podrobně v poradně: Pracovní úraz – co dělat a komu ho ohlásit (firemní web veritassafety.cz)
Propojení s online školením
Dokumenty a školení v jednom účtu zaměstnance
Šanon online běží ve stejné aplikaci jako online školení BOZP a PO. Zaměstnanec si přečte směrnici, potvrdí seznámení a hned vedle má kurz s testem a certifikátem. HR vidí obojí na jednom místě.
Jeden účet pro dokumenty i kurzy
Zaměstnanec se přihlásí stejným e-mailem do šanonu i do online školení BOZP a PO. Nic dalšího se neinstaluje.
Test a certifikát
Závěrečný test má 15 otázek, k úspěchu je potřeba alespoň 80 % správných odpovědí. Certifikát v PDF nese QR kód, přes který lze ověřit jeho pravost.
Připomínky před koncem platnosti
60, 30 a 7 dní před koncem platnosti certifikátu pošleme e-mail zaměstnanci a v kopii HR. Opakované školení tak nepropadne.
Osnovy a prezenční listiny v šanonu
Osnovy školení a prezenční listiny z prezenčních školení patří do kategorie 01-07. Certifikáty z online kurzů má HR v přehledu školení.
Bezpečnost dat
Dokumentace firmy je citlivá. Chráníme ji na úrovni databáze.
Oprávnění nekontroluje jen aplikace, ale přímo databáze. Soubory nemají veřejné odkazy a HR firmy vidí u každého dokumentu, kdo a kdy ho otevřel nebo stáhl.
Každá firma vidí jen svá data
Oddělení firem kontroluje přímo databáze (zabezpečení na úrovni řádků), ne jen aplikace. Zaměstnanec vidí dokumenty své firmy označené jako viditelné, HR navíc smlouvy a knihu úrazů.
Soubory bez veřejných odkazů
Dokumenty i přílohy leží v neveřejném úložišti. Stahují se jen po přihlášení a ověření práv; odkaz nelze přeposlat někomu mimo firmu.
Záznam přístupů
HR firmy vidí u každého dokumentu, kdo a kdy ho otevřel nebo stáhl.
Data v Evropské unii
Databáze i aplikace běží v datových centrech ve Frankfurtu nad Mohanem. Osobní údaje zpracováváme podle GDPR – podrobnosti v zásadách ochrany osobních údajů.
Podrobnosti o zpracování osobních údajů najdete v zásadách ochrany osobních údajů.
Co připravujeme
Šanon roste s vámi
Tyto části zatím nejsou součástí služby. Uvádíme je, abyste věděli, kam šanon směřuje.
- Připravujeme
Evidence zařízení a revizí s připomínkami
Seznam zařízení (elektro, plyn, tlak, zdvihací, stroje) s termíny revizí a e-mailovou připomínkou před jejich uplynutím.
- Připravujeme
Kalendář povinností
Přehled termínů školení, prohlídek, kontrol a revizí celé firmy na jedné časové ose.
- Připravujeme
Měsíční předplatné
Platba za šanon formou pravidelného měsíčního předplatného s fakturou. Do té doby se cena sjednává individuálně.
Cena
Individuálně podle rozsahu dokumentace a počtu zaměstnanců
Každá firma má jinou dokumentaci: někde přebíráme hotový šanon, jinde ho tvoříme od začátku. Proto nemáme jednotný ceník – popište nám firmu a připravíme nezávaznou nabídku. Ozveme se nejpozději následující pracovní den.
- Nezávazně
- Odpověď do dalšího pracovního dne
- Po celé České republice z Ostravy
Přihlášení je pro firmy, které už šanon mají. Zaměstnanci používají stejný účet jako pro online školení.
Otázky a odpovědi
Na co se firmy ptají před zavedením šanonu online
Nenašli jste odpověď? Napište nám, rádi poradíme.
Co je šanon online a v čem se liší od sdíleného disku?
Kdo dokumenty do šanonu nahrává?
Můžeme do šanonu přidat vlastní dokumenty?
Jak funguje potvrzení seznámení?
Co se stane, když se dokument změní?
Co je kniha úrazů a musíme ji vést?
Jaké lhůty po pracovním úrazu platí?
Musí mít zaměstnanci vlastní účet?
Kde jsou data uložená a kdo k nim má přístup?
Kolik šanon online stojí?
Až přijde kontrola, máte šanon po ruce
Popište nám firmu a stav dokumentace. Navrhneme, co převzít, co doplnit a jak šanon online zavést – nezávazně a bez poplatku za nabídku.
Potřebujete kompletní BOZP a PO pro firmu?Služby na veritassafety.cz (firemní web)